Anti-spam tips
Onze mailservers verwerken dagelijks ruim 100.000 e-mailberichten. Hiervan is ruim 90% spam! Om de strijd met deze hoeveelheid spam aan te gaan worden onze servers regelmatig voorzien van de nieuwste anti-spam en anti-virus software.
Helaas is de meest recente software vaak niet in staat om 100% van alle spam te filteren. Daarom adviseren wij u onderstaande anti-spam tips in acht te nemen, zodat u ook op langere termijn gevrijwaard blijft van spam in uw digitale postbus.
Let op! Ook indien u al slachtoffer bent van grote hoeveelheden spam, zullen onderstaande anti-spam tips op zowel korte als lange termijn een positief effect hebben.
- Gebruik tijdelijke e-mailadressen
Tegenwoordig dient u zich op veel websites te registreren of voor andere promotiedoeleinden uw e-mailadres achter te laten. Zodra u dit doet bestaat er een reële kans dat uw e-mailadres enige tijd later is doorverkocht t.b.v. promotiedoeleinden; kortom spam!
Voorkom daarom dat u uw echte e-mailadres op websites van derden, enqueteformulieren of ander promotiemateriaal achterlaat. Wanneer het invullen van een e-mailadres vereist is, zorg dan dat u dat adres kunt weggooien als u het niet meer nodig heeft; ofwel een tijdelijk e-mailadres.
Wij adviseren het gebruik van de gratis website mailcatch.com. U kunt er voor kiezen om uw tijdelijke inbox aldaar te bekijken, of om op het betreffende adres binnengekomen e-mail geheim door te laten sturen naar uw echte e-mailadres. In dat laatste geval dient u echter wel even een account aan te maken, zodat u op een later tijdstip het doorsturen stop kunt zetten. - Codeer de e-mailadressen op uw website
Bedrijven die zich actief bezig houden met het verzenden van spam-berichten vergaren hun adreslijsten o.a. door een speciale robot adressen te laten verzamelen die op openbare websites worden getoond, waaronder dus ook úw website! Codeer daarom uw e-mailadressen zodanig dat ze nog wel zichtbaar zijn voor uw sitebezoekers, maar niet voor zogenaamde spambots.
Gebruikers van WebPresent zijn hiervan automatisch gevrijwaard. Het systeem codeert de e-mailadressen op uw website automatisch voor u. - Gebruik Microsoft Outlook XP of hoger
Gebruik als e-mailprogramma bij voorkeur de meest recente versie van Microsoft Outlook. Op dit moment is dat versie 2007, maar sinds versie XP is dit programma standaard al voorzien van een spam-filter. Deze filter werkt via een ander algoritme wat betreft herkenning van spam dan de filters op onze mailservers. Zo wordt de kans nog kleiner dat een spambericht uiteindelijk in uw inbox terecht komt. - Gebruik SpamFighter
SpamFighter is een tool die zich in Microsoft Outlook integreert. Het programma herkent spam op basis van zogenaamde black- en whitelisten, maar vooral ook door uw e-mailprogramma in verbinding te stellen met honderduizenden andere gebruikers van het programma. Wanneer een specifiek e-mailtje bij een aantal mensen in de inbox terecht is gekomen en zij deze als spam hebben geclassificeerd, zal deze mail vanaf dat moment bij alle andere gebruikers van SpamFighter automatisch worden geblokkeerd.
Deze unieke werkwijze maakt het mogelijk om SpamFighter naast zowel de filters op onze mailservers als de ingebouwde spam-filter in Microsoft Outlook te draaien. - Doe niet mee aan "forwarders"
Iedereen kent ze wel, de mailtjes waarin gouden bergen, de genezing van een ziek kind of een iPod wordt beloofd zodra u de mail naar minimaal 20 van uw contactpersonen heeft doorgestuurd. De wil voor het goede laat u twijfelen over de echtheid en voor u het weet heeft u de betreffende mail doorgestuurd zoals gevraagd.
Let op! Stuur nooit kettingbrieven of grappige mailtjes door. De auteur is namelijk helemaal niet gebaat bij hetgeen beloofd in de mail; echter wél in alle e-mailadressen die gaandeweg meegestuurd worden. Zo spaart de spammer een zeer betrouwbare lijst met e-mailadressen die vrijwel gegarandeerd nog worden gebruikt door u en uw contactpersonen. - Vul niet zomaar uw e-mailadres in
Op veel reclamemateriaal, enquete- en/of registratieformulieren wordt u verzocht om uw e-mailadres in te vullen. Zelfs al wordt u beloond voor het invullen hiervan, het e-mailadres zal uitsluitend gebruikt worden om u ongevraagd reclame toe te zenden.
In het ergste geval wordt uw e-mailadres ook nog eens doorverkocht aan een bedrijf dat is gespecialiseerd in het verzenden van spam. Let dus erg goed op waar u in het dagelijks leven allemaal uw e-mailadres achterlaat! - Vraag geheimhouding aan bij KvK
De Kamers van Koophandel en fabrieken verkoopt regelmatig uw bedrijfsgegevens, zoals deze ook staan vermeld in uw uittreksel. Dit resulteert naast veel geadresseerd reclamedrukwerk ook regelmatig in ongewenste e-mail.
Bij de KvK kunt u aangeven dat u niet akkoord gaat met de verkoop van uw bedrijfsgegevens voor promotiedoeleinden. U dient hiervoor bij uw lokale KvK-vestiging een zogenoemde 'non-mailing indicator' aan te vragen. - Beperk het aantal e-mailadressen en/of aliassen
Hoe minder e-mailadressen u heeft, hoe minder spam u zult ontvangen. Wij adviseren u daarom om zo min mogelijk domeinnamen te gebruiken voor het verzenden en ontvangen van e-mail. Daarnaast is het raadzaam om zo min mogelijk aliassen (= gedeelte voor het @-teken) te gebruiken.
Het gebruik van het info@... adres is in de loop der jaren gemeengoed geworden. Realiseert u zich echter wel dat spammers hier handig op inspelen door ieder domeinnaam te spammen op het info-adres, zonder te weten of dit werkelijk bestaat. Heeft u het info-alias niet specifiek nodig, laat deze dan achterwege.
Het gebruik van een zogenaamd catch-all adres raden wij ten zeerste af! Hiervan is sprake wanneer u alle e-mail ontvangt die aan uw domein is gezonden, ongeacht wat er vóór het @-teken staat. - Maak onderscheid in uw zakelijke en privé e-mailadressen
Gebruik voor uw persoonlijke e-mailverkeer bij voorkeur een Hotmail- of Gmail-adres. Zo blijft uw zakelijke inbox een stuk overzichtelijker en voorkomt u bovendien dat uw personeel of collega's uw privémail leest/lezen. - Lees e-mail als tekst zonder opmaak
Veel spamberichten worden verzonden als zogenaamde html-mail, waardoor uw computer automatisch bijbehorende afbeeldingen via het internet download. Door te kijken welke afbeeldingen gedownload worden, kan de spammer achterhalen op welke e-mailadressen zijn bericht daadwerkelijk is aangekomen, waarop volgend u nog meer spam zult ontvangen.
Dit kunt u voorkomen door uw e-mail geforceerd als 'tekst zonder opmaak' te bekijken, in plaats van als mooi opgemaakte html-mail. In Microsoft Outlook kunt u dit regelen via het menu:
Extra » Opties » E-mailopties » Alle normale e-mail lezen als tekst zonder opmaak (inschakelen!) - Vermijd vermelding in whois-database
Als eigenaar van een domeinnaam zijn uw contactgegevens publiekelijk toegankelijk via zogenaamde whois-databases. Ook uit deze databases halen spammers hun zo gewilde e-mailadressen.
Zorg er daarom voor dat het e-mailadres dat u opgeeft bij de registratie van een bepaalde domeinnaam, wel geldig is, maar indien nodig gewijzigd kan worden wanneer u er al te veel spam op dreigt te ontvangen. De in gebruik name van een extra alias hiervoor is dan ook aanbevolen.
